Kamis, 28 Mei 2015

PERANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN DENGAN METODE ANALISIS GAP UNTUK PENENTUAN PRESTASI KINERJA KARYAWAN

PERANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN DENGAN METODE ANALISIS GAP UNTUK PENENTUAN PRESTASI KINERJA KARYAWAN

(Studi Kasus Sekolah Madania Bogor)
Oleh : Rifki Irawan P056120222.41E - Mahasiswa Pascasarjana MB IPB

1.        Pendahuluan
1.1.       Latar Belakang
Dalam perusahaan atau instansi yang memiliki pegawai dalam jumlah besar proses evaluasi (penilaian) kinerja karyawan relatif sering dilakukan sehingga perusahaan memerlukan prosedur yang baku dalam menetapkan persyaratan bagi seorang karyawan untuk mendapatkan promosi atau menempati jabatan tertentu dalam perusahaan tersebut.
Beberapa masalah yang terjadi dalam proses evaluasi (penilaian) kinerja karyawan diantaranya adalah subyektifitas pengambilan keputusan akan terasa, terutama jika beberapa karyawan yang ada memiliki kemampuan (dan beberapa pertimbangan lain) yang tidak jauh berbeda.
Masalah yang muncul saat ini adalah jika proses evaluasi (penilaian) rumit yaitu yang terjadi sekarang umumnya adalah adanya karyawan yang langsung mendapatkan promosi untuk kenaikan jabatan yang hanya melihat pada kriteria pertama saja, tetapi karyawan tersebut belum tentu unggul pada beberapa kriteria-kriteria yang lain, akan tetapi tetap mendapat promosi untuk kenaikan jabatan.
Padahal bisa saja terjadi seorang karyawan yang di kriteria pertama tidak lulus, tetapi baru akan terlihat kelebihannya pada kriteria-kriteria selanjutnya. Bisa dimaklumi bahwa serangkaian kriteria yang berurutan tersebut bertujuan untuk mengurangi kerumitan proses pengambilan keputusan akibat banyaknya alternatif.
Jika proses pengambilan keputusan ini dibantu oleh sebuah sistem pendukung keputusan yang terkomputerisasi diharapkan subyektifitas dalam pengambilan keputusan dapat dikurangi dan dapat diganti dengan pelaksanaan seluruh kriteria-kriteria untuk seluruh karyawan sehingga diharapkan karyawan dengan kemampuan (dan pertimbangan lain) terbaik yang terpilih.
Dari penjabaran di atas, hal yang menjadi latar belakang masalah pada proposal ini adalah bagaimana sistem pendukung keputusan dapat digunakan sebagai alat untuk mengevaluasi (dalam hal ini memberikan penilaian) atas kinerja karyawan, sehingga nantinya pihak manajemen dapat melakukan pengambilan keputusan.
Bagi karyawan, hasil penilaian ini dapat digunakan untuk menjadi umpan balik terhadap prestasi kerja sehingga ia memiliki dasar pertimbangan untuk perencanaan pengembangan karirnya.
Sedangkan disisi lain hasil penilaian ini dapat digunakan perusahaan untuk melandasi pengambilan keputusan dalam hal sistem pemberian imbalan (kompensasi), penempatan (promosi,mutasi,demosi dan pensiun), pelatihan, perencanaan karir, dan penentuan kriteria seleksi.
Saat ini proses kenaikan jabatan pegawai yang terdapat pada Sekolah Madania belum dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan kerena masih dilakukan secara manual. Pengumpulan data penelitian akan menggunakan tekhnik observasi, wawancara, dan studi pustaka. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah metodologi terstruktur dengan model pengembangan System Development Life Cycle (SDLC) dan perancangan model yang digunakan adalah model pencocokan Profil (Profile Matching) dengan metode perhitungan Pemetaan Gap Kompetensi serta PHP dan MySQL sebagai alat pengkodean komputer. Sistem Pendukung Keputusan ini diharapkan dapat menjadi solusi dalam mengambil keputusan untuk menentukan perhitungan nilai kenaikan jabatan.
1.2.       Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, maka masalah yang mendasari adalah :
Bagaimana membuat sebuah Sistem Pendukung Keputusan Penilaian Kinerja Karyawan yang dapat membantu dalam mempermudah pengambilan keputusan dalam pelaksanaan kegiatan pemberian tunjangan dan kenaikan jabatan.
1.3.       Pertanyaan Penelitian
a)             Bagaimana membuat rancang bangun Sistem Penunjang Keputusan yang dapat menjadi alat bantu para pengambil keputusan untuk memberikan penilaian terhadap kinerja karyawan, yang nantinya pihak manajemen dapat melakukan pengambilan keputusan?
b)             Bagaimana tahapan prosedur baku membuat keputusan untuk penilaian kinerja karyawan Sekolah Madania?
c)             Bagaimana membuat standar baku atau bobot nilai yang pasti dalam menentukan kualitas pegawai?
d)            Bagaimana membuat sistem yang dapat memberikan alternatif solusi dalam penilaian kinerja pegawai yang nantinya akan berhubungan dengan kenaikan jabatan?
1.4.       Analisis Kebutuhan:
Sistem yang akan dibuat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, dalam hal ini bagian HRD Sekolah Madania sebagai tempat studi kasus penelitian. Sekolah Madania merupakan sekolah Nasional yang memiliki standar Internasional secara franchise. Lokasi Sekolah Madania terdapat di dua kota besar, Bogor dan Makasar, dan memiliki sekitar 400 karyawan. Dari pengamatan pada bidang manajemen karyawan, ditemukan beberapa kebutuhan terkait dengan manajemen kinerja karyawan sebagai berikut:
a)   Dibutuhkan sebuah sistem pendukung keputusan yang meringankan dan mempercepat tugas dan kewajiban bagian HRD.
b)   Diperlukan sebuah sistem yang dapat memilih dan menentukan proses rekrutment maupun kenaikan jabatan dengan lebih cepat dan akurat juga objektif.
c)    Diperlukan sistem pendukung untuk pembuatan laporan yang lebih akurat kepada jajaran manajemen lainnya.
1.5.       Batasan Penelitian
a)     Pembuatan Sistem Pendukung Keputusan dalam penilaian kinerja karyawan dalam proses kenaikan jabatan karyawan Sekolah Madania.
b)   Meng-cover proses pemberian standar baku atau bobot penilaian kinerja karyawan Sekolah Madania.
c)   Sistem Pendukung Keputusan dibuat sampai pada tahap perancangan, pengujian, dan penerapan sistem.
d)        Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic 2010.
e)        Database menggunakan Microsoft Access 2010.
1.6.       Tujuan:
Membuat dan menerapkan sistem pendukung keputusan penilaian kinerja karyawan berbasis komputer secara efektif, efisien dan akurat yang dapat digunakan sebagai alat bantu pengambilan keputusan mengenai kenaikan jabatan yang berdasarkan pada penilaian kualitas karyawan.
2.             Landasan Teori
2.1.       Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, 1997). Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2001). Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan (Sutedjo , 2002).
2.2.       Pengertian Keputusan
Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Suatu keputusan merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan. Keputusan harus dapat menjawab pertanyaan tentang apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan perencanaan. Keputusan dapat pula berupa tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula.
Dari pengertian diatas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa keputusan merupakan suatu pemecahan masalah sebagai suatu hukum situasi yang dilakukan melalui pemilihan satu alternatif dari beberapa alternatif.
2.3.       Sistem Pendukung Keputusan
Pengertian sistem pendukung keputusan yang dikemukan oleh Michael S Scott Morton dan Peter G W Keen, dalam buku Sistem Informasi Manajemen (McLeod, 1998) menyatakan bahwa sistem pendukung keputusan merupakan sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah yang harus dibuat oleh manajer.
Menurut Raymond McLeod, Jr mendefinisikan sistem pendukung keputusan merupakan suatu sistem informasi yang ditujukan untuk membantu manajemen dalam memecahkan masalah yang dihadapinya (McLeod, 1998).
Definisi selengkapnya adalah sistem penghasil informasi spesifik yang ditujukan untuk memecahkan suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer pada berbagai tingkatan.
Sistem pendukung keputusan juga merupakan sistem informasi berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang menangani masalah-masalah semi struktur (Kusrini, 2007).
Dengan pengertian tersebut dapat dijelaskan bahwa Sistem pendukung keputusan bukan merupakan alat pengambilan keputusan, melainkan merupakan sistem yang membantu pengambil keputusan dengan melengkapi mereka dengan informasi dari data yang telah diolah dengan relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang suatu masalah.
Karakteristik dan kemampuan sebuah Sistem Pendukung Keputusan
2.4.       Sistem Development Life Cycle (SDLC)
SDLC adalah penerapan pendekatan sistem untuk pengembangan sistem atau sub-sistem informasi berbasis komputer. SDLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem. Karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top-down, SDLC sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembang dan penggunaan sistem. Suatu SDLC tradisional terdiri dari empat fase pokok yaitu, perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan (McLeod, 2004).
2.5.       Model Pencocokan Profil (Profile Matching)
Maksud dari pencocokan profil adalah sebuah mekanisme pengambilan keputusan dengan mengasumsikan bahwa terdapat variabel prediktor yang ideal yang harus dimiliki oleh karyawan, bukan tingkat minimal yang harus dipenuhi atau dilewati. Dalam pencocokan profil, dilakukan identifikasi terhadap kelompok karyawan yang baik maupun buruk, karyawan yang mendekati profil ideal ialah seorang pegawai yang berhasil (Kusrini, 2007)
2.6.       Analisis GAP
Gap analisys merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja. Gap analisys atau analis kesenjangan juga merupakan salah satu langkah yang sangat penting dalam tahapan perencanaan maupun tahap evaluasi kerja. Metode ini merupakan salah satu metode yang paling umum digunakan dalam pengelolaan manajemen internal suatu lembaga. Secara       harfiah “gap” mengidentifikasikan adanya      suatu perbedaan (disparity) antara satu hal dengan hal lainnya.
Gap yang dimaksud adalah beda antara profil jabatan dengan profil karyawan atau dapat ditunjukkan pada rumus Gap = profil karyawan – profil jabatan. Sedangkan untuk pengumpulan gap-gap yang terjadi itu sendiri pada tiap aspeknya mempunyai perhitungan yang berbeda-beda (Kusrini, 2007).
2.7.       Pemetaan GAP
Pemetaan GAP yang dimaksudkan pada pembahasan ini adalah perbedaan kriteria yang dimiliki seseorang dengan kriteria yang diinginkan pengguna sesuai dengan aspek penilaian. Rumus untuk pemetaan GAP tersebut dapat dilihat dibawah ini:
GAP = Kriteria seseorang Kriteria diinginkan
Sedangkan perhitungan GAP lainnya yang terjadi itu sendiri pada tiap aspeknya memiliki perhitungan yang berbeda-beda.
2.8.     Penentuan Bobot Nilai
Setelah pemetaan GAP dilakukan, maka hasil dari pemetaan tersebut diberi bobot nilai dengan patokan tabel bobot nilai dibawah ini
Tabel Bobot Nilai GAP
No
Selisih
Bobot Nilai
Keterangan
1
0
5
Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan
2
1
4,5
Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/level
3
-1
4
Kompetensi individu kekurangan 1 tingkat/level
4
2
3,5
Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/level
5
-2
3
Kompetensi individu kekurangan 2 tingkat/level
6
3
2,5
Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/level
7
-3
2
Kompetensi individu kekurangan 3 tingkat/level
8
4
1,5
Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/level
9
-4
1
Kompetensi individu kekurangan 4 tingkat/level
2.8.1. Aturan Umum
1.             Data pribadi
Meliputi data-data penting seseorang, diantaranya adalah nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, kewarganegaraan, status perkawinan, alamat rumah, tahun masuk, jabatan
2.             Data akademis
Merupakan riwayat singkat pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja yang dimiliki oleh seorang karyawan diantaranya adalah pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan yang pernah diikuti, dan kemampuan khusus.
3.             Data tambahan
Merupakan data-data yang menjadi persyaratan penilaian (aspek-aspek yang dinilai)
a.               Aspek kecerdasan atau Intelektual (menggunakan test IST)
b.               Aspek sikap kerja (menggunakan tes Pauli)
c.               Aspek perilaku (menggunakan tes Pauli)
3.             Metodologi
3.1.       Pengumpulan Data
Metodologi pengumpulan data yang dilakukan bertujuan untuk memperoleh data-data yang terkait dengan sistem pengambilan keputusan untuk penilaian kinerja dan kenaikan jabatan. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pengumpulan data ialah studi pustaka, studi lapangan, dan studi literatur. Studi lapangan dilakukan dengan cara pengamatan atau observasi dan wawancara.
3.2.       Perancangan Sistem
Dalam perancangan sistem penialian kinerja dan kenaikan jabatan ini digunakan metode pendekatan terstruktur dengan menggunakan model SDLC (System Development Life Cycle) yang berfungsi untk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan.
1.             Analisis
Tahapan analisa sistem yang dilakukan adalah:
a.              Deteksi masalah
b.             Investigasi awal
c.              Analisa kebutuhan sistem
d.             Mensortir kebutuhan sistem
e.              Memilih sistem yang baik
2.             Perancangan
Terbagi dalam tiga jenis perancangan, yaitu perancangan masukan (input); perancangan keluaran (output); dan perancangan file menggunakan tools Entity Relationship Diagram (ERD).
3.             Implementasi
Tahap ini dilakukan sebagai proses untuk menerapkan sistem penilaian kinerja dan kenaikan jabatan yang telah dibangun agar user dapat menggunakannya untuk menggantikan sistem yang lama. Pada tahap ini juga dilakukan transfer dari hasil rancangan kedalam pengkodean program. Dalam mendesain sistem penilaian kinerja ini digunakan PHP sebagai kode pemrograman dan MySQL sebagai database-nya.
3.3.       Perancangan Model
Jika didalam penelitian terdapat permasalahan dalam proses penilaian dan kenaikan jabatan, maka model pencocokan profil dengan proses perhitungan core dan secondary factor, dan penentuan ranking adalah yang paling tepat digunakan.
Proses perhitungan selisih adalah pengurangan antara profil pegawai dengan profil jabatan. Pembobotan gap merupakan pemberian nilai baku yang berdasarkan hasil penelitian selisih.

Daftar Pustaka
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.
Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Penunjang Keputusan. Yogyakarta: Andi.
McLeod, Ramond. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Indeks.
Turban, Efraim et. al., 2011. Decision Support and Bussiness Inteligence. Edisi 9. Pearson Education, Inc. New Jersey.

1 komentar:

  1. sngt bermanfaat gan, kunjungi jg blog aku bnyak aplikasi SPK dengan metode ahp lainnya http://code-skripsi.blogspot.co.id/. thx

    BalasHapus